Un cas d’école aujourd’hui ! Votre gestionnaire de dossier vous réclame votre livre de caisse et votre journal des recettes. Et à ce moment-là, votre esprit fulmine et la question fuse ! Mais n’est-ce pas la même chose ? Et bien non, quelles sont les différences entre les deux et lequel est en fait obligatoire ?
Le livre de caisse
Le livre de caisse est l’un des journaux obligatoires consacrés par le droit comptable et il a simplement pour objet d’enregistrer les mouvements de caisse (cash quoi !), positifs et négatifs, à la manière d’un extrait de compte bancaire mais uniquement pour les mouvements en espèces. Il enregistrera ainsi, par exemple, aussi bien les paiements au comptant des clients, que l’argent retiré du compte bancaire et mis dans la caisse, ou inversement, déposés à la banque, que le paiement en liquide d’un fournisseur ou le retrait de caisse pour payer une dépense privée. Un système informatisé n’est pas obligatoire mais un peu de rigueur et de discipline seront nécessaires pour la tenue de ce livre obligatoire. Vous pouvez choisir de le tenir sous format papier ou via un système électronique, dans ce dernier cas, vous devez toutefois garantir qu’il ne vous est plus possible de modifier les chiffres déjà inscrits par la suite. Le caractère inviolable des informations enregistrées doit être démontré. Bref, il ne suffit pas d’un livre de caisse en Excel sur votre PC.
Le journal des recettes
Le journal des recettes est en général obligatoire aussi, notamment, en raison de la législation TVA, si vous avez des ventes au comptant (sans facture). Celui-ci enregistrera l’ensemble de vos ventes comptant, quelle que soit la méthode de paiement (cash, bancontact, visa,…), ce qui est une différence notable avec le livre de caisse qui ne considère que les mouvements en espèces. Ce livre légal pourra être tenu sur papier ou support électronique. Si vous optez pour le support physique, les feuilles ne peuvent en aucun cas êtres « volantes », renseignez-vous auprès de votre papeterie. Quant à la version électronique, au même titre que pour le livre de caisse, le logiciel employé doit garantir l’irréversibilité des opérations enregistrées, pas d’excel en somme. Vous avez par contre le libre choix du logiciel utilisé (mais il y en a étonnement peu sur le marché) et du support de stockage des données.
Comment le compléter ?
Vous devez inscrire chaque jour vos recettes du jour dans le journal des recettes, ventilées par taux de TVA. Si vous avez une caisse électronique, il suffit de reprendre le total du ticket grand total par taux de TVA. Vous devez alors conserver les tickets Z quotidien pour que le fisc puisse les contrôler. Enfin, normalement, les ventes de plus de 250 € TVAC sont à inscrire à part dans le journal des recettes, en décrivant les marchandises vendues, sauf si les tickets de caisse le font déjà.
Et pourquoi ne pas regrouper les 2 livres en un seul ?
Légalement, rien ne s’y oppose pour autant que toutes les conditions fixées pour chaque journal sont respectées. L’usage nous apprends toutefois qu’il est souvent malaisé de pratiquer de la sorte. Ces 2 livres sont des éléments fondamentaux de la probité d’un système comptable, certains professionnels minimisent leur importance mais comprenez que si ceux-ci sont manquants, ou lacunaires, ils permettent aux agents du fisc de discréditer votre comptabilité, la considérant non probante. Cette déclaration est particulièrement fâcheuse, d’autant que cela ne revient pas à dire qu’elle n’est pas exacte, ou qu’elle ne reflète pas une image fidèle, simplement, elle est incomplète aux yeux du fisc. Et la conséquence ? Alors que de prime abord, il appartient au contrôleur de prouver l’existence de revenus non déclarés, le rejet de la comptabilité provoque un renversement de la charge de la preuve, il peut donc librement régulariser votre chiffre d’affaires et il vous appartiendra alors de contester sa position et de prouver l’exactitude de votre chiffre d’affaires, ce qui peut être difficile parfois, surtout dans le cas de recettes en espèces ! Vous aurez perdu de sacrés atouts de votre main dans le jeu que vous menez avec l’Administration. Dommage, autant éviter de leur donner le bâton pour vous battre !
