Les frais propres à l’employeur.

La loi sur les contrats de travail stipule que l’employeur est obligé de prévoir les moyens et les matériaux nécessaires pour permettre au travailleur de faire son travail convenablement. On peut en déduire que les frais engagés par le travailleur devraient en fait incomber à l’employeur. Même si ce principe a pleinement droit de cité sur le marché du travail, il n’y a aucune disposition légale qui impose le remboursement de tels frais. L’employeur peut choisir la façon dont il rembourse ces frais propres à l’employeur, (1) soit un remboursement du montant exact des frais propres à l’employeur sur base de justificatifs, (2) soit une estimation forfaitaire de ces frais.

Le point de vue fiscal et social

Un remboursement est exonéré d’impôts et de cotisations sociales, à condition que l’employeur puisse fournir la double preuve que le travailleur a supporté des frais propres à l’employeur et que le montant que l’employeur paie, sert effectivement au remboursement de ces frais. La charge de la preuve à cet effet est imposée à l’employeur, comme toute autre charge. Cela signifie que ni l’ONSS, ni le fisc ne doivent fournir de preuves pour pouvoir réclamer néanmoins des cotisations et des impôts sur ces indemnités. Lorsqu’il s’agit de remboursements sur base de justificatifs introduits par le travailleur, l’employeur pourra assez facilement fournir cette preuve. Par contre, si ces paperasses lui semblent trop compliquées, l’employeur peut toujours opter pour une estimation forfaitaire.

Lorsque l’employeur fait une estimation forfaitaire des frais en fonction de ce que les autorités fédérales accordent à leurs fonctionnaires, il n’y aura en pratique pas de difficulté de preuve. (Une liste de ces forfaits admissibles vous est proposée ci-après).

Si l’employeur opte par contre pour sa propre estimation forfaitaire des frais propres à l’employeur – par exemple du fait que le secteur public ne connaît pas de montant de référence ou parce que l’employeur veut mieux adapter le montant forfaitaire aux frais effectifs sous-jacents du travailleur – cette preuve sera essentielle. Pour éviter des problèmes en cas de contrôle, l’employeur peut d’abord conclure un accord avec le fisc : soit par un accord personnel – explicite ou tacite – avec le contrôleur des impôts des sociétés (qui n’est cependant pas contraignant), soit par le biais d’une décision préalable du Service des décisions préalables (plus formaliste à obtenir, mais contraignante).

Quelles sont les formalités spécifiques ?

La fiche fiscale : Un détail qui a toute son importance !

Chaque fois qu’un employeur rembourse de tels frais à son travailleur ou à son chef d’entreprise, il faut en voir une trace/mention sur la fiche fiscale du travailleur ou du chef d’entreprise. Cette obligation est interprétée de manière stricte par le fisc et par les tribunaux. Il appartient donc à l’employeur de communiquer efficacement avec son secrétariat social afin que cette mention ne soit pas omise.

Le Code des impôts sur les revenus prévoit en outre une imposition séparée pour des « commissions secrètes » de 309% pour des frais qui ne sont pas justifiés par des fiches individuelles (art. 219 CIR). L’employeur ne pourra même pas se sauver par une issue de secours voulant que l’impôt ne soit pas dû lorsque le bénéficiaire a mentionné les montants dans sa déclaration fiscale. En effet : les remboursements de frais ne doivent pas figurer dans la déclaration fiscale, car ils ne sont en principe pas imposables.

Vigilance donc !

Conclusion

Le mécanisme du remboursement des frais propres à l’employeur est généralement accepté dans l’univers des entreprises. Il faut cependant vérifier toujours de satisfaire aux conditions pour chaque remboursement de frais propres à l’employeur. Chaque employeur devra en outre décider lui-même de la façon dont de tels frais sont remboursés dans son entreprise, soit sur base de pièce justificatives, soit sur base forfaitaire propre ou établie par l’ONSS. Un contact préalable avec FISCALEO pourra vous aider à faire le bon choix.

Attention toutefois, lorsque les mentions sur la fiche sont erronées ou absentes, le fisc n’hésitera pas à faire une imposition particulière.

Quelles sont les bases forfaitaires admises par l’ONSS ?

Attention, ces forfaits sont régulièrement mis à jour. Cette version est l’instruction administrative ONSS – 2016/1. Référez-vous toujours au site de l’ONSS :

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TYPES DE FRAIS	MONTANTS	CONDITIONS
Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture	0,3412 EUR/km	– le véhicule utilisé ne peut appartenir à l’employeur ou être financé par lui.- les forfaits sont “tout-compris”: entretien, assurances, carburant, …
Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette	0,22 EUR/km	– pour les déplacements professionnels, l’indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette appartient au travailleur
Frais de route des travailleurs itinérants absence de commodités	10,00 EUR/jour	– itinérant signifie que lors d’une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n’a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l’entreprise, l’une de ses succursales ou certains chantiers.
Frais de route des travailleurs itinérants repas	7,00EUR/jour	– itinérant signifie que lors d’une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures).- le montant des frais de repas n’est accepté que si le travailleur n’a d’autre possibilité que de prendre un repas à l’extérieur.
Frais de séjour en Belgique	35,00 EUR/nuit	– si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d’un lieu de travail éloigné.- comprend repas du soir, logement et petit déjeuner.
Voyages de service à l’étranger maximum 30 jours calendrier:plus de 30 jours calendrier successifs:	catégorie 1 catégorie 2	condition: le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l’impôt belgeRemarque : lorsque l’employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l’octroi desdites indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit: – 15 % pour le petit-déjeuner – 35 % pour le repas de midi – 45 % pour le repas du soir – 5 % pour les menues dépenses
Transports internationaux	indemnités de séjour+indemnité RGPT+ complément	le complément ne peut-être octroyé que lorsque le chauffeur est obligé de prendre son temps de repos journalier ou hebdomadaire à l’étranger et pour autant que: – l’indemnité complémentaire couvre les frais supplémentaires et soit donc strictement liée aux temps de repos; – le montant total de l’indemnité (séjour, RGPT + complément) n’excède pas les montants forfaitaires que le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et coopération au développement accorde à ses fonctionnaires pour les missions officielles à l’étranger (catégorie 1-voir circulaire fiscale ) Remarque : lorsque l’employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l’octroi des indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit: – 15 % pour le petit-déjeuner – 35 % pour le repas de midi – 45 % pour le repas du soir – 5 % pour les menues dépenses
Frais de bureau  travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile	119,61 EUR/mois	couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau, … Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d’un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d’un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s’il apparaît clairement de leur fonction qu’ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d’application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s’ils effectuent le maximum d’heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.
Frais de bureau  travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires)	10 %	– 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile.
Frais de bureau  télétravailleurs	10 %	– 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail.
Connexion internet (abonnement compris)	20 EUR/mois	L’ONSS accepte que ces montants soient remboursés pour autant que: – le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (1 jour/semaine, quelques heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois,…)- l’employeur n’intervienne pas d’une autre manière dans ces frais de PC et internet (en prenant une partie du prix d’achat du PC à sa charge, par exemple). Remarques: – en cas de dépassement du montant, la partie qui excède le montant de 20 EUR sera assujettie sauf si l’employeur peut justifier l’ensemble du montant- le(s) forfait(s) ne peu(ven)t être appliqué(s) pour l’utilisation du PC/internet personnel à titre occasionnel. Si l’employeur souhaite quand même indemniser son travailleur, il lui appartient d’apporter tous les éléments justifiant le montant remboursé.
PC (périphériques et logiciels compris)	20 EUR/mois
Outils de travail	1,25 EUR/jour	– le travailleur doit utiliser son propre matériel.
Achat des vêtements de travail	1,65EUR/jour	– vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, …) ou autres vêtements imposés par l’employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, …).
Entretien des vêtements de travail	1,65EUR/jour	– vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, …) ou autres vêtements imposés par l’employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, …).
Vêtements du travailleur  entretien et usure	0,83EUR/jour	– concerne les vêtements (jeans, t-shirts, …) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d’un environnement très sale.
Frais de voiture garage	50,00 EUR/mois	– si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.- si l’employeur l’exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s’impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n’est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage.
Frais de voiture parking	15,00 EUR/mois	– si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.- quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.
Frais de voiture car-wash	15,00 EUR/mois	– si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.- si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable.