Le système de caisse enregistreuse Horeca, le tour de la question !

Nous sommes régulièrement interpellés par nos clients « Horeca » concernant le système de caisse enregistreuse « SCE ». La date ultime d’enregistrement de la SCE approche à grand pas. En effet, il doit être effectué pour le 28 février au plus tard, c’est-à-dire à la fin de la semaine prochaine. Il appartient à l’indépendant ou dirigeant de société de vérifier si son établissement répond, ou non, au fameux critère des 10%. Cette unique condition permet de déterminer si vous êtes tenu d’installer et d’activer un SCE mais comment le calcul-t-on exactement ?

Que dit la loi ?

Le législateur stipule que l’exploitant d’un établissement horeca où sont consommés régulièrement des repas, ainsi que le traiteur qui effectue régulièrement des prestations de restauration, doivent délivrer un ticket SCE.  Dans un SCE, vous enregistrez toutes vos opérations horeca, et pas seulement les services de restaurant et de restauration. La règle des 10% détermine la mesure dans laquelle vous êtes un fournisseur de repas régulier ou occasionnel.

Si vous êtes un fournisseur de repas régulier, vous devez utiliser un SCE. Vous fournissez régulièrement des repas si le chiffre d’affaires de vos services de restaurant et de restauration s’élève à 10% ou plus du chiffre d’affaires total de vos activité horeca.

Si vous êtes un fournisseur de repas occasionnel, vous n’êtes pas obligé d’utiliser un SCE.

Cependant, à partir du 01.01.2015, vous devez délivrer des souches TVA pour les repas consommés sur place et les boissons y afférentes.  Vous pouvez naturellement choisir d’utiliser un SCE volontairement. Dans ce cas, vous devez bien entendu suivre toutes les règles qui y sont liées.

Comment se calcul cette règle des 10% ?

C’est donc la part de vos services de restaurant et de restauration dans le chiffre d’affaires « horeca » total qui est déterminante, et pas le domaine d’activité choisi. Que vous soyez exploitant d’une salle de fête, d’un restaurant, d’une taverne, d’une brasserie, d’un café-restaurant, d’une cantine, d’un salon de thé, d’un restaurant d’économie sociale, d’une boulangerie avec salon de consommation,… ne change rien. Dès qu’une part de 10% du chiffre d’affaires « horeca » découle des services de restaurant et de restauration, vous devez utiliser une caisse.

La formule est la suivante :

(Chiffre d’affaires des services de restaurant et de restauration x 100) / Chiffre d’affaires total de vos activités horeca =  %

• Le calcul s’effectue sur base des montants hors TVA.
• N’entrent pas en ligne de compte pour le calcul du chiffre d’affaires des services de restaurant et de restauration : les repas à emporter et les boissons.

Ma prestation est-elle un « service de restauration » ou « une livraison de biens » ?

La différence est ténue mais très importante. Attention donc à la différence entre “un service de restaurant” et “une livraison d’un bien”. Les repas fournis sur place ne sont pas ipso facto considérés comme des services de restaurant mais bien comme des livraisons de biens si l’ensemble des conditions suivantes sont satisfaites :

1. les aliments et boissons fournis peuvent exclusivement être consommés en plein air. La fourniture sous un auvent, un toit pliable ou toute autre protection qui n’est pas complètement fermée est considérée comme “en plein air”.
2. Les aliments et boissons vendus sont des produits ou des préparations habituelles dans votre niche d’activité. La préparation a lieu en continu et de manière régulière. Les frites, fricadelles et loempias préparés dans l’huile de friture sont, par exemple, des produits typiques du secteur de la friterie. Par contre, un croque monsieur avec frites ne l’est pas.
3. Les boissons et aliments ne sont proposés que dans des contenants ou des emballages à usage unique, en papier, carton ou plastique. Les couverts sont également à usage unique.
4. S’il y a possibilité de s’asseoir, il n’y a pas de service à table.

Pour l’application de la règle des 10%, ces livraisons de biens doivent être reprises au dénominateur de la fraction (en tant que chiffre d’affaires horeca), mais pas au numérateur.

Comment s’enregistrer, via quel site ?

1. Vérifier la règle des 10%, votre gestionnaire de dossier auprès de notre fiduciaire peut vous aider dans cette démarche, n’hésitez pas à le contacter
2. Dans un second temps, Vous pouvez vous connecter via le E-service système de caisse enregistreuse du SPF Finances afin de procéder à l’enregistrement : http://finances.belgium.be/fr/E-services/registratiemodule_gks/registratiemodule_gerigstreerd_kassasysteem.jsp?referer=tcm:307-238007-64

Comment se déroule l’enregistrement et l’activation du SCE ?

1. Veillez à avoir votre carte d’identité et votre numéro de TVA à portée de main
2. Accédez à l’application d’enregistrement
3. Vous arriverez immédiatement dans votre compte personnel.
4. Complétez les données de votre compte personnel dans l’application.
5. Enregistrez vos établissements horeca dans lesquels vous souhaitez ou devez utiliser un SCE.

Par retour de mail, vous recevrez de notre part la date ultime d’installation de votre SCE en 2015. Un SCE devra dès lors être en activité dans votre commerce au plus tard à cette date.

1. Commandez les composants de SCE dont vous avez besoin auprès de votre revendeur.Le Fiscal Data Module (FDM) en fait toujours partie. Quant au système de caisse, cela dépendra du fait que votre système actuel puisse ou non être adapté aux caractéristiques du modèle certifié. Dès que votre revendeur disposera du produit, il enregistrera les composants en question dans la même application en ligne.Par conséquent, le numéro de série de chaque composant SCE de votre système apparaîtra dans votre compte.
2. Demandez à votre revendeur de vous informer de l’enregistrement de vos composants.
3. Confirmez la livraison des différents composants via l’onglet “appareils”
4. Faites le lien entre le FDM et la (les) caisse(s)
5. Commandez votre VAT Signing Card (VSC).Cette carte est le dernier composant SCE dont vous avez besoin. Cette carte vous permet d’activer votre Fiscal Data Module (FDM). L’activation du FDM signifie l’activation du SCE dans son entièreté.

Endéans la semaine qui suit votre demande de VSC, vous recevrez deux courriers. Le premier contiendra la carte VSC et les instructions d’activation. Le second contiendra le code PIN dont vous avez besoin afin d’activer le SCE.

Il est grandement temps d’agir

A l’annonce des menaces d’amendes en cas de non-enregistrement dans les délais, il est impératif d’agir rapidement. Le secteur se lamente mais c’est la loi et il n’y a pas eu de décision contraire ni de report annoncé. Il faudra bel et bien s’enregistrer.