Le SPF Finances a pris l’habitude de réagir aux situations de manière épidermique. Il en a été de la sorte en matière d’avantage en nature lié à l’intervention de l’employeur en matière de consommation d’énergies ( suite à une campagne marketing d’un célèbre opérateur ), idem en matière de droits d’auteurs (en réaction à l’intérêt trop appuyé envers cette disposition fiscale particulière au goût de l’Administration), pour se poursuivre sur la notion des frais propres à l’employeur. En effet, à partir de 2022, il faudra reprendre de façon plus détaillée les remboursements de frais sur les fiches fiscales ceci afin d’en faciliter le contrôle. On vous explique tout !
Le principe des frais propres
Si un travailleur ou un dirigeant d’entreprise supporte des frais pour le compte de son employeur ou de la société qu’il administre, il semble légitime que ce premier puisse en solliciter le remboursement, soit à l’appui de pièces justificatives (la fameuse note de frais), soit sur base forfaitaire, ceci afin d’éviter de maculer les comptabilités d’un tas de petits frais. S’il est satisfait à certaines conditions strictes, le remboursement de dépenses propres à l’employeur ne constitue pas une rémunération, ni sur le plan fiscal, ni social. Néanmoins, dans la pratique, l’octroi d’indemnités vise parfois à accorder aux travailleurs(euses) un petit extra (para)fiscalement avantageux ce qui semble à nouveau indisposer l’Administration qui, pour probablement mieux cibles ses enquêtes, a décidé d’agir par le biais d’une adaptation de vos fiches fiscales.
Il existe aujourd’hui 3 types de remboursements de frais propres à l’employeur.
- Les remboursements forfaitaires sur base d’une norme sérieuse : Entendez par là que c’est alors le fisc qui fixe les règles du jeu en établissant la liste des montants remboursables par nature.
- Les remboursements forfaitaires sur base d’autres critères (normes raisonnables) : Cas spécifiques qui s’extraient de la liste évoquée au point 1, avec ou sans ruling fiscal.
- Les remboursements sur la base de justificatifs : Les frais réels, c’est-à-dire les reçus, souches ou notes de frais.
A partir de l’année de revenus 2022, ces 3 types devront être repris séparément et avec leur montant correspondant sur la fiche fiscale, ce qui n’était pas le cas jusqu’à présent, raison pour laquelle vous avez pu être questionné(e) sur le sujet récemment par votre secrétariat social ou notre département GAPEO.
Quels sont les normes sérieuses ( catégorie 1 ) ?
Pour certaines catégories de dépenses, le SPF Finances prévoit lui-même une estimation forfaitaire. Dans la mesure où les plafonds de ces forfaits sont respectés, les indemnités allouées ne sont pas considérées comme une rémunération, pour autant que vous puissiez prouver la matérialité de la dépense remboursée. Vous l’aurez compris, ce qu’il faut à tout prix éviter, c’est que le Fisc puisse disqualifier les indemnités forfaitaires en les considérant comme de la rémunération déguisée soit sur base du caractère déraisonnable ou non justifié de ces dernières, auquel cas la sentence pourrait s’avérer piquante (fiscalisation des indemnités, intérêts de retard, …)
Evitez aussi de combiner des remboursements forfaitaires et des frais réels de même nature !
Pour 2022, les montants maximums sont fixés en fonction de leur nature à :
- Usage d’imprimante/scanner privé (avec PC de la société): maximum 5€/mois
- Voyages de service en Belgique: maximum 17,75 €/jour
- Voyages de service à l’étranger: maximum 37,18 €/jour
- Déplacements de service avec son véhicule privé: maximum 0,3707 €/km
- Travail à domicile structurel (télétravail): maximum 134,71 €/mois
- Intervention internet/matériel. Ceci comprend:
- Usage d’internet + connexion privés: maximum 20 €/mois
- Usage d’un ordinateur privé avec périphériques: maximum 20 €/mois
- Usage d’un second écran privé (avec pc de la société) maximum 5€/mois
- Usage d’imprimante/scanner privé (avec PC de la société): maximum 5€/mois
Ne soyez pas crédules, les nouvelles instructions serviront ultérieurement au fisc à effectuer plus de contrôles spécifiques, ciblés et stricts, notamment sur les catégories 2 et 3. Il est donc important que vous analysiez la structure des remboursements forfaitaires de frais établie au sein de votre organisation ou communiquée à notre service de gestion de la paie. Sans réaction de votre part, nous considérerons automatiquement que les frais correspondent aux instructions du SPF Finances
PARLEZ-EN AVEC NOS EXPERTS RH
